दुकान के लिए मुफ़्त हाज़िरी और पगार ऐप कैसे चुनें?

प्ले स्टोर पर “हाज़िरी ऐप”, “स्टाफ अटेंडेंस” या “हिसाब किताब ऐप” खोजेंगे तो ढेरों ऐप मिलेंगे। स्क्रीनशॉट में ज़्यादातर एक जैसे लगते हैं। असली फर्क महीने के आखिर में पगार बनाते समय दिखता है। या साल भर बाद, जब फोन बदलना पड़े। अपनी दुकान, वर्कशॉप, रेस्टोरेंट या साइट के लिए ऐप चुनते समय रोज़ के काम की किन बातों को देखना चाहिए, यहाँ समझिए।

पहले तय करें कि आपको किस काम के लिए ऐप चाहिए

हिसाब-किताब में कई तरह के काम आते हैं। हर ऐप का काम अलग हो सकता है:

• ग्राहकों का खाता: उधार सामान लेने वाले किस ग्राहक से कितने पैसे लेने हैं।
• बिलिंग और स्टॉक: बिल बनाना, जीएसटी और सामान का हिसाब रखना।
• स्टाफ की हाज़िरी और पगार: आपके यहाँ काम करने वालों की हाज़िरी, पगार, एडवांस और स्लिप का हिसाब।

यहाँ हम तीसरे काम की बात कर रहे हैं। अगर आपकी मुख्य परेशानी स्टाफ की पगार का हिसाब है, तो उसी काम के लिए बना ऐप चुनें। सिर्फ हाज़िरी का विकल्प होने से कोई बिलिंग ऐप आपकी ज़रूरत पूरी नहीं करेगा।

ऐप चुनते समय ये बातें देखें

1. क्या ऐप बिना इंटरनेट के चलता है?

हाज़िरी अक्सर दुकान खुलते ही लगानी होती है। गोदाम, बेसमेंट या साइट पर नेटवर्क कमज़ोर हो सकता है। ऐसे में हर एंट्री सेव करने के लिए इंटरनेट चाहिए तो सुबह के व्यस्त समय में काम अटक जाएगा। ऐसा ऐप चुनें जो फोन पर ही सब सेव करे और पूरी तरह ऑफलाइन चले।

2. क्या हाज़िरी जल्दी लग जाती है?

यह काम आपको रोज़ करना है। देखें कि कितनी बार टैप करना पड़ता है। अच्छा हो कि हर व्यक्ति की हाज़िरी एक टैप में लग जाए। जिस दिन सब आए हों, उस दिन सबकी हाज़िरी एक साथ लगाने का विकल्प भी हो। यह भी देखें कि काम पर आए, नहीं आए, आधा दिन, पगार वाली छुट्टी, बिना पगार की छुट्टी, त्योहार की छुट्टी और हफ्ते की छुट्टी अलग-अलग दर्ज कर सकते हैं या नहीं।

3. क्या ऐप में आपके तरीके से पगार बनती है?

दुकान में काउंटर पर काम करने वाले की महीने की सैलरी हो सकती है, हेल्पर की दिहाड़ी और पार्ट-टाइम काम करने वाले का घंटे का हिसाब। ऐप में महीने, दिन, हफ्ते और घंटे के हिसाब से पगार रखने की सुविधा होनी चाहिए। हर व्यक्ति की हफ्ते की छुट्टी या दो छुट्टियाँ, काम शुरू करने की तारीख, ओवरटाइम का रेट और देर से आने का जुर्माना भी तय कर सकें।

4. क्या पगार का हिसाब समझ में आता है?

ऐप में एक आसान हिसाब करके देखें: ₹15,000 महीने की सैलरी है, महीना 30 दिन का है, 2 दिन गैरहाज़िरी है और रविवार की छुट्टी है। ऐप कितनी पगार बताता है? फिर खुद हिसाब करके मिलाएँ। इसके लिए हाज़िरी से पगार निकालने का तरीका देखें। अच्छे ऐप में हिसाब साफ दिखता है, ताकि आप स्टाफ को भी समझा सकें।

5. एडवांस और पेमेंट का हिसाब

अक्सर एडवांस के हिसाब पर ही बहस होती है। ऐप में पगार, एडवांस, बोनस और जुर्माना अलग-अलग दर्ज होने चाहिए। साथ में तारीख और पैसे देने का तरीका भी लिख सकें: नकद, UPI या बैंक। हर व्यक्ति को कितने पैसे और देने हैं, यह एक नज़र में दिखना चाहिए।

6. स्लिप और रिपोर्ट

महीने के आखिर में हर व्यक्ति की पगार स्लिप चाहिए, जिसे WhatsApp पर भेज सकें। पूरे महीने का रजिस्टर भी चाहिए, जिसे प्रिंट कर सकें या सेव रख सकें। ऐप चुनने से पहले उसका PDF खोलकर देखें कि उसमें क्या-क्या आता है। यहाँ पढ़ें, पगार स्लिप में क्या होना चाहिए।

7. बैकअप आपके पास रहे

फोन खो सकता है, चोरी हो सकता है या बदलना पड़ सकता है। सोचकर देखें: आज फोन पानी में गिर जाए तो कल हिसाब वापस कैसे मिलेगा? अपने क्लाउड अकाउंट में अपने-आप बैकअप बनना अच्छा है। साथ ही ऐसी बैकअप फ़ाइल भी हो जिसे निकालकर अपने पास रख सकें। ज़रूरत पड़ने से पहले एक बार बैकअप से डेटा वापस लाकर देख लें।

8. आपकी समझ की भाषा

अगर मैनेजर या घर का कोई सदस्य भी हाज़िरी लगाता है, तो ऐप ऐसी भाषा में होनी चाहिए जिसे वे आसानी से समझें। सिर्फ अंग्रेज़ी होने से उनके लिए काम मुश्किल हो सकता है।

9. डेटा कहाँ रहता है और ऐप क्या अनुमति माँगता है?

स्टाफ की लिस्ट में उनके नाम, फोन नंबर और सैलरी होती है। देखें कि यह डेटा आपके फोन में रहता है या कंपनी के सर्वर पर। अकाउंट बनाना ज़रूरी है या नहीं, और ऐप किन चीज़ों की अनुमति माँगता है, यह भी पढ़ें। हाज़िरी के काम से कोई लेना-देना न हो, फिर भी ऐप किसी चीज़ की अनुमति माँगे तो ध्यान दें।

10. असल में कितना खर्च आएगा?

“मुफ़्त” का मतलब हमेशा मुफ़्त भी हो सकता है, सिर्फ कुछ स्टाफ तक मुफ़्त भी, या ट्रायल खत्म होने तक मुफ़्त। देख लें कि स्लिप, रिपोर्ट, ज़्यादा स्टाफ जोड़ने या बैकअप के लिए पैसे तो नहीं लगते। पैसे देना बंद करें तो आपके पुराने रिकॉर्ड का क्या होगा, यह भी पता करें।

11. फोन, कंप्यूटर या दोनों?

अगर आप मेज़ पर बैठकर पगार का हिसाब करते हैं या एक दर्जन से ज़्यादा स्टाफ है, तो कंप्यूटर पर पूरे महीने की हाज़िरी एक साथ देखना समय बचाता है। पढ़ें, कंप्यूटर पर हाज़िरी का हिसाब कैसे रखें।

12. क्या अलग-अलग कारोबार का हिसाब रख सकते हैं?

अगर आपकी दो दुकानें हैं, या दुकान के साथ एक साइट भी है, तो देखें कि एक ही ऐप में दोनों का हिसाब अलग रख सकते हैं या नहीं।

चुनने से पहले एक हफ्ता चलाकर देखें

अपने स्टाफ को जोड़ें, पूरे हफ्ते की हाज़िरी लगाएँ, एक एडवांस दर्ज करें और एक स्लिप बनाकर देखें। हफ्ते के आखिर में ऐप की पगार अपने हिसाब से मिलाएँ। कहीं फर्क दिखे तो महीने के आखिर तक रुकने के बजाय अभी उसकी वजह समझ लें।

इन बातों पर Hisab Pagar कैसा है?

Hisab Pagar हमने ही बनाया है। यह बात ध्यान में रखकर आगे पढ़ें और ऊपर दी गई बातें खुद ऐप में जाँचकर देखें।

कब Hisab Pagar आपकी ज़रूरत पूरी नहीं करेगा?

• यह मालिक का रजिस्टर है। स्टाफ इसमें लॉग इन करके खुद हाज़िरी नहीं लगाता। सेल्फी, GPS या बायोमेट्रिक से हाज़िरी लगाने की सुविधा भी नहीं है।
• इसमें ईपीएफ, ईएसआई, टीडीएस या प्रोफेशनल टैक्स का हिसाब नहीं होता। अगर आपके कारोबार में इनका हिसाब ज़रूरी है, तो पेरोल सॉफ्टवेयर या पेरोल सेवा लें।
• इसमें बिलिंग, जीएसटी या स्टॉक का काम नहीं होता। हाँ, आमदनी और खर्च लिखने के लिए आसान कैशबुक है।
• फोन वाला ऐप एंड्रॉइड के लिए है। अभी iPhone ऐप नहीं है।
• फोन और कंप्यूटर का डेटा अपने-आप एक-दूसरे में नहीं आता। डेटा ले जाने के लिए बैकअप फ़ाइल इस्तेमाल करनी होती है।

ज़्यादातर छोटी दुकानों और वर्कशॉप का काम इन सुविधाओं से चल सकता है। आपकी ज़रूरत भी इतनी ही है तो यह ऐप काम आ सकता है। कोई और सुविधा चाहिए तो ऊपर दी गई बातों के आधार पर अपने काम का ऐप चुनें।