দোকানের জন্য ফ্রি হাজিরা আর বেতনের অ্যাপ বাছবেন কীভাবে?

Play Store-এ “hazri app”, “staff attendance” বা “hisab kitab app” লিখে খুঁজলে অনেক অ্যাপ পাবেন। স্ক্রিনশটে বেশিরভাগই একরকম লাগে। তফাত বোঝা যায় মাস শেষে বেতন দেওয়ার সময়, বা বছরখানেক পরে ফোন বদলাতে গিয়ে। দোকান, ওয়ার্কশপ, রেস্তোরাঁ বা সাইটের রোজকার কাজে কোন বিষয়গুলো আসলে দরকার, সেই অনুযায়ী অ্যাপ বাছার একটা তালিকা এখানে দিলাম।

আগে ঠিক করুন কী দরকার

“হিসাব কিতাব” বলতে অনেক কাজ বোঝায়। একেক অ্যাপ একেক কাজে ভালো:

• কাস্টমারের খাতা: বাকিতে মাল বিক্রি করে কার কাছে কত পাবেন।
• বিল আর স্টক: ইনভয়েস, GST আর মালের হিসাব।
• স্টাফের হাজিরা আর বেতন: আপনার এখানে যাঁরা কাজ করেন, তাঁদের হাজিরা, বেতন, অ্যাডভান্স আর স্লিপের হিসাব।

এখানে তৃতীয় কাজটা নিয়ে কথা হচ্ছে। স্টাফের বেতনের হিসাবই যদি আপনার মূল চিন্তা হয়, সেই কাজের জন্য তৈরি অ্যাপ বাছুন। বিলিং অ্যাপে শুধু হাজিরার একটা স্ক্রিন থাকলেই কাজ হবে না।

যা যা দেখে নেবেন

1. ইন্টারনেট ছাড়া চলে তো?

দোকান খোলার সময়ই হাজিরা দিতে হয়। গোডাউন, বেসমেন্ট বা সাইটে অনেক সময় নেটওয়ার্ক কম থাকে। সেভ করতেও ইন্টারনেট লাগলে ব্যস্ত সকালে কাজ আটকে যাবে। এমন অ্যাপ দেখুন, যাতে সবকিছু ফোনেই সেভ হয় আর পুরো কাজ অফলাইনে চলে।

2. হাজিরা দিতে বেশি সময় লাগে?

এই কাজটা রোজ করতে হবে। কতবার ট্যাপ করতে হচ্ছে দেখুন: ভালো হয় যদি প্রতি জনের জন্য একবার ট্যাপ করলেই চলে, আর সবাই এলে একসঙ্গে সবাইকে উপস্থিত করা যায়। আপনার দরকারি সব বিকল্প আছে কি না দেখুন: উপস্থিত, অনুপস্থিত, অর্ধ দিন, বেতনসহ ও বিনা বেতন ছুটি, ছুটি এবং সাপ্তাহিক ছুটি।

3. আপনি যেভাবে বেতন দেন, সেভাবে হিসাব হয়?

অনেক দোকানে কাউন্টারের স্টাফ মাস মাইনেতে কাজ করেন, হেল্পার দিন হিসেবে টাকা পান, আবার কেউ ঘণ্টা হিসেবে পার্টটাইম করেন। মাসিক, দৈনিক, সাপ্তাহিক আর ঘণ্টা হিসেবে বেতনের ব্যবস্থা থাকা দরকার। প্রত্যেকের সাপ্তাহিক ছুটি (একটা বা দুটো), যোগদানের তারিখ, ওভারটাইম রেট আর দেরির জরিমানাও ঠিক করা যেতে হবে।

4. বেতনের অঙ্ক মিলিয়ে দেখা যায়?

অ্যাপে সহজ একটা হিসাব করে দেখুন: মাসিক বেতন ₹15,000, মাসে 30 দিন, 2 দিন অনুপস্থিত আর রবিবার ছুটি হলে কত বেতন হচ্ছে? তারপর হাতে মিলিয়ে নিন (হাজিরা থেকে বেতনের হিসাব দেখুন)। ভালো অ্যাপ হিসাবের নিয়ম জানায়, যাতে আপনিও স্টাফকে বুঝিয়ে বলতে পারেন।

5. অ্যাডভান্স আর পেমেন্ট

বেশিরভাগ হিসাবের গরমিল শুরু হয় অ্যাডভান্স থেকে। বেতন, অগ্রিম, বোনাস আর জরিমানা আলাদা করে লেখা যেতে হবে, তারিখ আর মাধ্যমসহ (নগদ, UPI, ব্যাংক)। এক নজরে যেন বোঝা যায় কাকে কত বাকি আছে।

6. স্লিপ আর রিপোর্ট

মাস শেষে প্রত্যেকের বেতনের স্লিপ WhatsApp-এ পাঠাতে চাইবেন। পুরো মাসের রেজিস্টারও প্রিন্ট করে বা সেভ করে রাখা দরকার। ভরসা করার আগে PDF-এ কী কী থাকছে দেখে নিন; পড়ুন বেতনের স্লিপে কী থাকা দরকার।

7. নিজের হাতে ব্যাকআপ

ফোন হারায়, চুরি হয়, বদলাতেও হয়। ভাবুন: আজ রাতে ফোনটা জলে পড়লে কাল রেকর্ড ফেরত পাব কীভাবে? নিজের ক্লাউড অ্যাকাউন্টে অটোমেটিক ব্যাকআপ আর বের করে রাখার মতো ব্যাকআপ ফাইল থাকা ভালো। সত্যি দরকার পড়ার আগেই একবার রিস্টোর করে দেখে নিন।

8. নিজের ভাষা

ম্যানেজার বা বাড়ির কেউ হাজিরা দিলে, অ্যাপটা যেন তাঁর বোঝার ভাষাতেও থাকে, শুধু ইংরেজিতে নয়।

9. প্রাইভেসি আর অনুমতি

স্টাফের তালিকায় নাম, ফোন নম্বর আর বেতন থাকে। ডেটা কোথায় থাকে (ফোনে না কোম্পানির সার্ভারে), অ্যাকাউন্ট খুলতে হয় কি না, আর অ্যাপ কী কী অনুমতি চায় পড়ে নিন। হাজিরার কাজে দরকার নেই এমন কিছুতে অনুমতি চাইলে সতর্ক হোন।

10. আসল খরচ

“ফ্রি” মানে সবসময় ফ্রি হতে পারে, কয়েকজন স্টাফ পর্যন্ত ফ্রি হতে পারে, আবার ট্রায়াল শেষ হওয়া পর্যন্তও হতে পারে। স্লিপ, রিপোর্ট, বেশি স্টাফ বা ব্যাকআপের জন্য টাকা লাগে কি না দেখুন। টাকা দেওয়া বন্ধ করলে রেকর্ডের কী হবে, সেটাও জানুন।

11. ফোন, কম্পিউটার, নাকি দুটোই?

টেবিলে বসে বেতনের হিসাব করলে, বা এক ডজনের বেশি স্টাফ থাকলে, পুরো মাস একসঙ্গে দেখা যায় এমন ডেস্কটপ ভার্সন সময় বাঁচায়। দেখুন কম্পিউটারে হাজিরার হিসাব রাখা।

12. একাধিক ব্যবসা

দুটো দোকান, বা একটা দোকান আর একটা সাইট চালালে, একই অ্যাপের মধ্যে সেগুলোর হিসাব আলাদা রাখা যায় কি না দেখুন।

পুরো ভরসা করার আগে এক সপ্তাহ চালিয়ে দেখুন

নিজের স্টাফ যোগ করুন, পুরো সপ্তাহের হাজিরা দিন, একটা অ্যাডভান্স লিখুন আর স্লিপ বানান। সপ্তাহ শেষে নিজের হিসাবের সঙ্গে অ্যাপের বেতন মিলিয়ে নিন। কোথাও অমিল দেখলে মাস শেষ হওয়ার আগেই কারণটা বুঝে নিন।

এই তালিকার সঙ্গে Hisab Pagar কতটা মেলে

Hisab Pagar আমরাই তৈরি করি। এটা মাথায় রেখে এই অংশটা পড়ুন, আর তালিকা ধরে নিজেই যাচাই করে দেখুন।

কখন Hisab Pagar আপনার কাজে মানাবে না

• এটা মালিকের রেজিস্টার। স্টাফ লগ ইন করে নিজের হাজিরা দিতে পারেন না। সেলফি, GPS বা বায়োমেট্রিক চেক-ইন নেই।
• এতে EPF, ESI, TDS বা প্রফেশনাল ট্যাক্স হিসাব হয় না। আপনার ব্যবসায় আইন অনুযায়ী পেরোলের হিসাব দরকার হলে পেরোল সফটওয়্যার বা পরিষেবা নিন।
• এতে বিলিং, GST বা স্টকের কাজ হয় না। তবে আয় আর খরচ লেখার সহজ ক্যাশবুক আছে।
• ফোনের অ্যাপটা Android-এর জন্য; এখন iPhone অ্যাপ নেই।
• ফোন আর ডেস্কটপ অ্যাপের ডেটা সঙ্গে সঙ্গে সিঙ্ক হয় না। ব্যাকআপ ফাইল দিয়ে একটার ডেটা অন্যটায় নিতে হয়।

বেশিরভাগ ছোট দোকান আর ওয়ার্কশপের মতো এই সীমার মধ্যে আপনার কাজ চললে, এটুকুই যথেষ্ট হতে পারে। না হলে ওপরের তালিকা ধরে আপনার কাজে বেশি মানানসই অ্যাপ বেছে নিন।