ਸਟਾਫ ਹਾਜ਼ਰੀ ਰਜਿਸਟਰ ਦਾ ਫਾਰਮੈਟ (ਮਸਟਰ ਰੋਲ), ਮੁਫ਼ਤ ਨਮੂਨੇ ਨਾਲ

ਹਾਜ਼ਰੀ ਰਜਿਸਟਰ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਮਸਟਰ ਰੋਲ ਵੀ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਪੰਨਾ ਹੈ ਜਿਸ ਤੋਂ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਹਰ ਬੰਦੇ ਦੀ ਤਨਖਾਹ ਬਣਦੀ ਹੈ। ਸਾਫ਼ ਫਾਰਮੈਟ ਬਹਿਸ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਨਖਾਹ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਛੇਤੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤੇ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਉੱਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਵਰਤਣ ਵਾਲੇ ਕੋਡ, ਛੋਟੀ ਦੁਕਾਨ ਦੀ ਭਰੀ ਮਿਸਾਲ ਤੇ ਮੁਫ਼ਤ ਡਾਊਨਲੋਡ ਵਾਲਾ ਟੈਂਪਲੇਟ ਹੈ।

ਮਸਟਰ ਰੋਲ ਕਿਸ ਕੰਮ ਆਉਂਦਾ ਹੈ

ਰਜਿਸਟਰ ਹਰ ਬੰਦੇ ਲਈ ਹਰ ਦਿਨ ਦਾ ਇੱਕ ਸਵਾਲ ਹੱਲ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਕੀ ਕੰਮ ਕੀਤਾ, ਤੇ ਜੇ ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਕੀ ਉਸ ਦਿਨ ਦੇ ਪੈਸੇ ਮਿਲਣੇ ਹਨ? ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਇਸੇ ਪੰਨੇ ਦੇ ਜੋੜ ਸਿੱਧੇ ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਹਿਸਾਬ ਵਿੱਚ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਰਜਿਸਟਰ ਪੂਰਾ ਤੇ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਤਨਖਾਹ ਪੰਜ ਮਿੰਟ ਦਾ ਕੰਮ ਹੈ। ਖਾਲੀ ਖਾਨੇ, ਉੱਪਰ ਲਿਖੀਆਂ ਸੋਧਾਂ ਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਆਪਣੇ ਸਮਝ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਹੋਣ ਤਾਂ ਬਹਿਸ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਸੂਬਿਆਂ ਦੇ Shops and Establishments Acts ਤੇ Factories Act ਸਮੇਤ ਕਈ ਭਾਰਤੀ ਕਿਰਤ ਕਾਨੂੰਨ ਮਾਲਕਾਂ ਲਈ ਹਾਜ਼ਰੀ ਤੇ ਮਜ਼ਦੂਰੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਕਦੇ ਤੈਅ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਵੀ। ਅਸਲ ਫਾਰਮ ਤੁਹਾਡੇ ਸੂਬੇ ਤੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਉੱਤੇ ਲਾਗੂ ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਉੱਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਸਰਕਾਰੀ ਫਾਰਮੈਟ ਲਈ ਸਥਾਨਕ ਕਿਰਤ ਦਫ਼ਤਰ ਜਾਂ ਆਪਣੇ CA ਨਾਲ ਜਾਂਚੋ। ਹੇਠਲਾ ਫਾਰਮੈਟ ਰੋਜ਼ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਰੱਖਣ ਲਈ ਹੈ ਤੇ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਜੋ ਇਨ੍ਹਾਂ ਫਾਰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਪੁੱਛੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਲੋੜੀਂਦੇ ਕਾਲਮ

ਰੋਜ਼ ਉਹੀ ਕੋਡ ਵਰਤੋ

ਛੋਟੇ ਕੋਡ ਚੁਣੋ ਤੇ ਪੰਨੇ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਮਤਲਬ ਲਿਖੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਪੜ੍ਹ ਸਕੇ:

P ਨਾਲ ਛੋਟਾ “L” ਲਿਖਣਾ ਲੇਟ ਆਉਣ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦਾ ਸੌਖਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਓਵਰਟਾਈਮ ਉਸੇ ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ (ਦੋ ਵਾਧੂ ਘੰਟਿਆਂ ਲਈ “P+2”) ਜਾਂ ਵੱਖਰੇ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਛੋਟੀ ਦੁਕਾਨ ਲਈ ਭਰੀ ਮਿਸਾਲ

ਇੱਥੇ ਵੱਖਰੀਆਂ ਤਨਖਾਹ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਵਾਲੇ ਚਾਰ ਬੰਦਿਆਂ ਦਾ ਪੂਰਾ ਮਹੀਨਾ ਹੈ। 14 ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਤਿਉਹਾਰ ਕਰਕੇ ਦੁਕਾਨ ਬੰਦ ਸੀ, ਇਸ ਲਈ ਸਭ ਦੀ ਉਸ ਦਿਨ HO ਹੈ।

ਮਿਸਾਲ ਦੀ ਦੁਕਾਨ · ਸਤੰਬਰ 2026 · ਆਮ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਛੁੱਟੀ ਐਤਵਾਰ (Geeta: ਮੰਗਲਵਾਰ) · 14 ਤਾਰੀਖ: ਤਿਉਹਾਰ ਕਰਕੇ ਦੁਕਾਨ ਬੰਦ

ਕੰਮ ਕੀਤੇ ਦਿਨ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹਾਜ਼ਰ ਦਿਨ ਤੇ ਅੱਧੇ ਦਿਨਾਂ ਦਾ ਅੱਧਾ ਜੋੜਨਾ ਹੈ। Ramesh: 21 + (2 × 0.5) = 22। ਇਸ ਗਿਣਤੀ ਅਤੇ ਤਨਖਾਹ ਵਾਲੀਆਂ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਤੇ ਹੋਰ ਛੁੱਟੀਆਂ ਤੋਂ ਤਨਖਾਹ ਬਣਦੀ ਹੈ। ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਹਿਸਾਬ ਵਾਲੀ ਗਾਈਡ ਹਰ ਕਿਸਮ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਵਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ।

ਮੁਫ਼ਤ ਟੈਂਪਲੇਟ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ

ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕੀਤੀ ਸ਼ੀਟ ਪਸੰਦ ਹੈ ਤਾਂ ਹੇਠਲਾ ਖਾਲੀ ਰਜਿਸਟਰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ। ਇਹ Excel, Google Sheets ਜਾਂ LibreOffice ਵਿੱਚ ਖੁੱਲ੍ਹਦਾ ਹੈ, 31 ਦਿਨਾਂ ਤੇ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਜੋੜਾਂ ਦੇ ਕਾਲਮਾਂ ਨਾਲ। ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਲਈ ਇੱਕ ਸ਼ੀਟ ਲੈਂਡਸਕੇਪ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ।

ਹਾਜ਼ਰੀ ਰਜਿਸਟਰ ਟੈਂਪਲੇਟ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰੋ (CSV)

ਰਜਿਸਟਰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਰੱਖਣ ਦੇ ਨਿਯਮ

1. ਰੋਜ਼ ਇੱਕੋ ਵੇਲੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਲਾਓ। ਖੁੱਲ੍ਹਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਵਧੀਆ ਹੈ। ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਯਾਦ ਤੋਂ ਲਾਉਣ ਨਾਲ ਗਲਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
2. ਕੰਮ ਵਾਲਾ ਦਿਨ ਕਦੇ ਖਾਲੀ ਨਾ ਛੱਡੋ। ਖਾਲੀ ਖਾਨੇ ਨੂੰ ਕਾਮਾ ਹਾਜ਼ਰ ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਮੰਨ ਸਕਦੇ ਹੋ।
3. ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਤੇ ਹੋਰ ਛੁੱਟੀਆਂ ਵੀ ਲਾਓ। WO ਤੇ HO ਨਾਲ ਪੰਨਾ ਪੂਰਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਤੇ ਜੋੜ ਜਾਂਚਣਾ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਸਾਰੇ ਮਿਲ ਕੇ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
4. ਸੋਧ ਕਰੋ, ਉੱਪਰ ਨਾ ਲਿਖੋ। ਕਾਗਜ਼ ਉੱਤੇ ਪੁਰਾਣੇ ਨੂੰ ਕੱਟ ਕੇ ਨਵਾਂ ਕੋਡ ਤੇ ਆਪਣੇ ਛੋਟੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੋ। ਐਪ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਬਦਲੋ; ਜੋੜ ਆਪ ਬਦਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
5. ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਪੈਸੇ ਦੇਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜੋੜੋ। ਭੁਗਤਾਨ ਵੇਲੇ ਹਰ ਬੰਦੇ ਨੂੰ ਉਸ ਦਾ ਜੋੜ ਵਿਖਾਓ। ਦੋਵੇਂ ਇੱਕੋ ਪੰਨਾ ਵੇਖਣ ਤਾਂ ਬਹੁਤੀ ਬਹਿਸ ਮੁੱਕ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
6. ਪੁਰਾਣੇ ਰਜਿਸਟਰ ਸੰਭਾਲੋ। ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੇ ਰਜਿਸਟਰ ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਰੱਖੋ। ਕਿਰਤ ਕਾਨੂੰਨ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦੇ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਅਰਸੇ ਤੈਅ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਸਾਲ ਮੁੱਕਣ ਉੱਤੇ ਸੁੱਟ ਨਾ ਦਿਓ।

ਦਿਹਾੜੀ, ਘੰਟੇ ਤੇ ਠੇਕੇ ਵਾਲੀ ਲੇਬਰ

ਥੋੜ੍ਹੇ ਵਾਧੂ ਖਾਨਿਆਂ ਨਾਲ ਇਹੀ ਰਜਿਸਟਰ ਹਰ ਤਨਖਾਹ ਦੀ ਕਿਸਮ ਲਈ ਚੱਲਦਾ ਹੈ:

• ਦਿਹਾੜੀ ਵਾਲੇ ਕਾਮੇ: ਰਜਿਸਟਰ ਹੀ ਤਨਖਾਹ ਦਾ ਆਧਾਰ ਹੈ। ਹਰ P ਇੱਕ ਦਿਹਾੜੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਲਈ H ਲਾਉਣਾ ਪੱਕਾ ਕਰੋ; ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿੱਚ ਅੰਦਾਜ਼ੇ ਨਾਲ ਉੱਪਰ-ਹੇਠਾਂ ਨਾ ਕਰੋ।
• ਘੰਟੇ ਮੁਤਾਬਕ ਸਟਾਫ: P ਦੀ ਥਾਂ ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ ਘੰਟੇ ਲਿਖੋ (“6”, “9.5”) ਜਾਂ ਘੰਟਿਆਂ ਦਾ ਵੱਖਰਾ ਕਾਲਮ ਰੱਖੋ। ਦਿਨ ਨਹੀਂ, ਘੰਟੇ ਜੋੜੋ।
• ਓਵਰਟਾਈਮ: ਜੇ ਆਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਹਰ ਨਾਮ ਹੇਠਾਂ ਇਸ ਦੀ ਵੱਖਰੀ ਕਤਾਰ ਰੱਖੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਹਾਜ਼ਰੀ ਕੋਡ ਸਾਫ਼ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾਣ।
• ਸਾਈਟ ਤੇ ਠੇਕੇ ਵਾਲੀ ਲੇਬਰ: ਹਰ ਸਾਈਟ ਜਾਂ ਠੇਕੇਦਾਰ ਦਾ ਵੱਖਰਾ ਰਜਿਸਟਰ ਰੱਖੋ। ਬੰਦੇ ਸਾਈਟਾਂ ਬਦਲਣ ਤਾਂ ਵੱਖਰਾ ਹਿਸਾਬ ਮੁਕਾਉਣਾ ਕਾਫ਼ੀ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
• ਕੰਮ ਛੱਡਣ ਵਾਲੇ: ਟਿੱਪਣੀ ਵਿੱਚ ਆਖਰੀ ਕੰਮ ਵਾਲਾ ਦਿਨ ਲਿਖੋ ਤੇ ਉਸ ਤੋਂ ਅੱਗੇ ਕਤਾਰ ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਇਸ ਨੂੰ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਨਾ ਸਮਝੇ।

ਕਾਗਜ਼, Excel ਜਾਂ ਐਪ?

ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਜਿਸਟਰ ਲਈ ਸਿਰਫ਼ ਪੈੱਨ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਹਰ ਜੋੜ ਹੱਥ ਨਾਲ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਤੇ ਪੰਨਾ ਗੁੰਮ ਜਾਂ ਖਰਾਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। Excel ਜੋੜ ਦਾ ਕੰਮ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਨਵੀਂ ਸ਼ੀਟ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਗਲਤ ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣ ਨਾਲ ਫਾਰਮੂਲੇ ਵਿਗੜ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਇੱਕ ਕੰਪਿਊਟਰ ਉੱਤੇ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਹਾਜ਼ਰੀ ਐਪ ਰਜਿਸਟਰ, ਜੋੜ ਤੇ ਤਨਖਾਹ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਇਕੱਠੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਤੇ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਪੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਰਜਿਸਟਰ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।