Hisab Pagar
मुख्य बातें
- पूरे महीने हाज़िरी के एक ही तरह के कोड रखें।
- काम वाले दिनों के साथ हफ्ते की छुट्टी और बाकी छुट्टियाँ भी लिखें।
- जोड़ और नोट साफ रखें, ताकि स्टाफ भी हिसाब जाँच सके।
महीने के आखिर में हर किसी की पगार हाज़िरी रजिस्टर देखकर बनती है। इसे मस्टर रोल भी कहते हैं। रजिस्टर साफ हो तो पगार जल्दी निकलती है, बहस कम होती है और ज़रूरत पड़ने पर पुराना हिसाब भी मिल जाता है। यहाँ देखें कि उसमें क्या लिखें, हाज़िरी के कौन-से कोड रखें और भरा हुआ रजिस्टर कैसा दिखता है। मुफ़्त टेम्पलेट भी डाउनलोड कर सकते हैं।
हाज़िरी रजिस्टर किस काम आता है?
रजिस्टर से हर दिन, हर व्यक्ति के बारे में दो बातें पता चलती हैं: उसने काम किया या नहीं, और उस दिन की पगार मिलेगी या नहीं। महीने के आखिर में इन्हीं दिनों को जोड़कर पगार निकलती है। पूरा और साफ रजिस्टर हो तो पगार का हिसाब पाँच मिनट का काम है। खाली खाने, काट-पीट और सिर्फ आपको समझ आने वाले निशान हों तो बहस हो सकती है।
राज्यों के दुकान एवं प्रतिष्ठान कानून और कारखाना अधिनियम समेत कई श्रम कानूनों में हाज़िरी और पगार का रिकॉर्ड रखना ज़रूरी है। कभी इसका तय सरकारी फ़ॉर्मेट भी होता है। आपके राज्य और कारोबार पर कौन-से नियम लागू हैं, यह स्थानीय श्रम कार्यालय या अपने सीए से पूछ लें। नीचे का फ़ॉर्मेट रोज़ का हिसाब रखने के लिए है। इसमें वह जानकारी है जो सरकारी फ़ॉर्म में आम तौर पर माँगी जाती है।
रजिस्टर में कौन-कौन से कॉलम रखें?
| कॉलम | क्या लिखें |
|---|---|
| क्रम नंबर और नाम | आईडी पर लिखा पूरा नाम। एक जैसे नाम हों तो पिता का नाम या आईडी नंबर भी जोड़ें। |
| काम | सेल्समैन, हेल्पर, रसोइया, ऑपरेटर या ड्राइवर। |
| पगार का तरीका और रेट | ₹15,000/महीना, ₹600/दिन, ₹3,500/हफ्ता या ₹80/घंटा। इससे पता रहेगा कि किस तरीके से पगार निकालनी है। |
| हफ्ते की छुट्टी | उस व्यक्ति की तय छुट्टी का दिन। इससे उस दिन की खाली एंट्री को गलती से गैरहाज़िरी नहीं मानेंगे। |
| 1 से 31 तारीख | हर दिन के लिए एक खाना। उसमें नीचे दिया हाज़िरी का कोड लिखें। |
| महीने का जोड़ | हाज़िर दिन, गैरहाज़िरी, आधे दिन, पगार वाली छुट्टी, बाकी छुट्टियाँ, हफ्ते की छुट्टी और कुल काम किए दिन। |
| ओवरटाइम के घंटे और देर से आए दिन | अगर ओवरटाइम देते हैं या देर से आने पर पैसे काटते हैं, तो ये भी लिखें। |
| नोट / साइन | “20 तारीख को काम छोड़ा” जैसी बात लिखें। स्टाफ के साइन लेते हैं तो उनकी जगह भी रखें। |
रोज़ एक ही तरह के कोड लिखें
छोटे कोड तय करें और पन्ने के नीचे उनका मतलब लिख दें। इससे कोई भी रजिस्टर समझ सकेगा:
| कोड | मतलब | पगार मिलेगी? |
|---|---|---|
| P | हाज़िर | हाँ |
| A | गैरहाज़िर | नहीं |
| H | आधा दिन | आधी |
| PL | पगार वाली छुट्टी | हाँ |
| UL | बिना पगार की छुट्टी | नहीं |
| HO | छुट्टी में दुकान बंद | महीने और हफ्ते की पगार में आम तौर पर हाँ। दिहाड़ी में आम तौर पर नहीं। |
| WO | हफ्ते की छुट्टी | महीने और हफ्ते की पगार में आम तौर पर हाँ। दिहाड़ी में आम तौर पर नहीं। |
देर से आने पर P के पास छोटा-सा L लिख दें। ओवरटाइम उसी खाने में लिख सकते हैं, जैसे दो घंटे ज़्यादा काम के लिए “P+2”। चाहें तो उसका अलग कॉलम रखें।
छोटी दुकान का भरा हुआ रजिस्टर
यहाँ चार लोगों का पूरे महीने का हिसाब है। सबकी पगार का तरीका अलग है। 14 तारीख को त्योहार पर दुकान बंद थी, इसलिए उस दिन सबके लिए HO लिखा है।
दुकान का उदाहरण · सितंबर 2026 · हफ्ते की छुट्टी रविवार (गीता: मंगलवार) · 14 तारीख: त्योहार पर दुकान बंद
| नाम | रेट | 1 मंगल | 2 बुध | 3 गुरु | 4 शुक्र | 5 शनि | 6 रवि | 7 सोम | 8 मंगल | 9 बुध | 10 गुरु | 11 शुक्र | 12 शनि | 13 रवि | 14 सोम | 15 मंगल | 16 बुध | 17 गुरु | 18 शुक्र | 19 शनि | 20 रवि | 21 सोम | 22 मंगल | 23 बुध | 24 गुरु | 25 शुक्र | 26 शनि | 27 रवि | 28 सोम | 29 मंगल | 30 बुध | P | A | H | PL | HO | WO | काम किए दिन |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ramesh | ₹15,000/महीना | P | P | P | P | P | WO | P | A | P | P | P | P | WO | HO | H | P | P | P | P | WO | P | A | P | P | P | P | WO | P | H | P | 21 | 2 | 2 | 0 | 1 | 4 | 22 |
| Sunita | ₹600/दिन | P | P | H | P | P | WO | P | P | P | PL | P | P | WO | HO | P | P | P | P | P | WO | P | P | P | A | P | P | WO | P | P | P | 22 | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | 22.5 |
| Aslam | ₹80/घंटा | P | A | P | P | P | WO | P | P | P | P | P | P | WO | HO | P | P | A | P | P | WO | P | P | P | P | H | P | WO | P | P | P | 22 | 2 | 1 | 0 | 1 | 4 | 22.5 |
| गीता | ₹3,500/सप्ताह | WO | P | P | P | P | P | P | WO | P | P | P | P | P | HO | WO | P | P | P | A | P | P | WO | P | P | P | H | P | P | WO | P | 22 | 1 | 1 | 0 | 1 | 5 | 22.5 |
काम किए दिन निकालने के लिए पूरे हाज़िर दिनों में आधे दिनों का आधा जोड़ें। Ramesh: 21 + (2 × 0.5) = 22। इसमें पगार वाली हफ्ते की छुट्टियाँ और बाकी छुट्टियाँ जोड़कर पगार निकालते हैं। हर तरीके का हिसाब हाज़िरी से पगार निकालने वाली गाइड में देखें।
मुफ़्त रजिस्टर टेम्पलेट डाउनलोड करें
स्प्रेडशीट में भरना हो या कागज़ पर प्रिंट चाहिए, तो नीचे का खाली रजिस्टर डाउनलोड करें। यह Excel, Google Sheets और LibreOffice में खुलता है। इसमें 31 दिनों और महीने के जोड़ के कॉलम हैं। हर महीने के लिए एक शीट लें और उसे आड़े पन्ने यानी लैंडस्केप में प्रिंट करें।
हाज़िरी रजिस्टर टेम्पलेट डाउनलोड करें (CSV)
रजिस्टर का हिसाब पक्का कैसे रखें?
- रोज़ एक ही समय पर हाज़िरी लगाएँ। दुकान खुलते समय लगाना अच्छा है। हफ्ते के आखिर में याद से भरेंगे तो गलती हो सकती है।
- काम वाले दिन का खाना खाली न छोड़ें। खाली खाने को स्टाफ हाज़िरी समझ सकता है और आप गैरहाज़िरी।
- हफ्ते की छुट्टी और बाकी छुट्टियाँ भी लिखें। WO और HO लगाने से हर दिन का हिसाब रहेगा। सभी दिन जोड़ने पर महीने के कुल दिन आने चाहिए।
- गलती साफ तरीके से सुधारें। कागज़ पर गलत कोड पर एक लाइन खींचें, सही कोड लिखें और छोटे साइन कर दें। ऐप में एंट्री बदलें तो जोड़ अपने-आप बदल जाता है।
- पगार देने से पहले महीने का जोड़ करें। पैसे देते समय हर व्यक्ति को उसका हिसाब दिखाएँ। दोनों एक ही रिकॉर्ड देखें तो ज़्यादातर सवाल वहीं सुलझ जाते हैं।
- पुराने रजिस्टर संभालकर रखें। हर महीने का रजिस्टर पगार के रिकॉर्ड के साथ रखें। रिकॉर्ड कितने समय रखना है, इसके कानूनी नियम होते हैं। साल खत्म होते ही उसे न फेंकें।
दिहाड़ी, घंटे और ठेके पर काम करने वालों का हिसाब
यही रजिस्टर थोड़ा बदलाव करके हर तरह की पगार के लिए काम आता है:
- दिहाड़ी वाले: हर P एक दिन की मज़दूरी है। आधे दिन के लिए H ज़रूर लिखें। महीने के आखिर में अंदाज़े से दिन बढ़ाएँ या घटाएँ नहीं।
- घंटे के हिसाब वाले: P की जगह घंटे लिखें, जैसे “6” या “9.5”। चाहें तो घंटों का अलग कॉलम रखें। यहाँ दिनों के बजाय घंटे जोड़ने हैं।
- ओवरटाइम: अक्सर ओवरटाइम होता है तो हर नाम के नीचे उसकी अलग लाइन रखें। इससे हाज़िरी के कोड साफ पढ़े जाएँगे।
- साइट और ठेके के मज़दूर: हर साइट या ठेकेदार का अलग रजिस्टर रखें। लोग अलग-अलग साइट पर जाते हों तो इससे हर जगह का हिसाब निपटाना आसान होगा।
- काम छोड़ने वाले: नोट में काम का आखिरी दिन लिखें और उसके बाद की लाइन खाली छोड़ें। इससे आगे के दिनों को कोई गैरहाज़िरी नहीं मानेगा।
कागज़ का रजिस्टर, Excel या ऐप?
कागज़ के रजिस्टर में सिर्फ पेन से काम चल जाता है। लेकिन हर जोड़ खुद करना पड़ता है और पन्ना खो या खराब हो सकता है। Excel में जोड़ अपने-आप होता है, पर हर महीने नई शीट चाहिए। गलत खाने में कुछ भर दें तो फ़ॉर्मूला बिगड़ सकता है। फ़ाइल भी एक कंप्यूटर पर रहती है। हाज़िरी ऐप में रजिस्टर, जोड़ और पगार का हिसाब साथ रहते हैं। कागज़ की कॉपी चाहिए तो रजिस्टर प्रिंट भी कर सकते हैं।
Hisab Pagar में रजिस्टर कैसे बनता है?
- रोज़ एक टैप से हर व्यक्ति की हाज़िरी लगाएँ: हाज़िर, गैरहाज़िर, आधा दिन, पगार वाली छुट्टी, बिना पगार की छुट्टी, तय छुट्टी या हफ्ते की छुट्टी। सबको हाज़िर या सबकी छुट्टी भी एक साथ लगा सकते हैं।
- हर व्यक्ति की हफ्ते की छुट्टी एक बार तय कर दें। उस दिन एंट्री न हो तो भी उसे हफ्ते की छुट्टी गिना जाता है। बीते हुए काम के दिन की एंट्री खाली हो तो गैरहाज़िरी गिनी जाती है।
- बाकी पगार वाली स्क्रीन पर महीने का रजिस्टर चुनें। इससे A4 लैंडस्केप PDF बनता है। इसमें रोज़ का अलग कॉलम और ऊपर के कोड रहते हैं: P, A, H, PL, UL, HO, WO और देर से आने के लिए छोटा L। काम किए दिनों और गैरहाज़िरी का जोड़ भी रहता है। इसके बाद पगार रजिस्टर में हर व्यक्ति का रेट, हाज़िरी, गैरहाज़िरी, आधे दिन, पगार वाली छुट्टी, घंटे, ओवरटाइम, देर से आने का जुर्माना, कमाई, दिए पैसे और बाकी पगार दिखती है।
- डेस्कटॉप ऐप में पूरे महीने का रजिस्टर सामने रहता है। किसी खाने पर क्लिक करके या कीबोर्ड से हाज़िरी लगा सकते हैं।
